1. 目的
爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。
2. 範圍
凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。
3. 權責
3.1 內部文件管理權責：
3.1.1 系統文件由管理代表擬定，副總經理核准發行；
3.1.2 程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經理核准發行；
3.1.3 工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行；
3.1.4 表單各部門制定，主管審核發行。
3.2 外部文件管理權責：
3.2.1 接收：香港營業部、工程部、發貨部；
3.2.2 轉換：工程部。
4. 定義
4.1 內部文件：依據公司內部活動行爲特徵或依據外來文件需要而産生的文件。
4.2 外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規範指導或影響公司行爲活動。
4.3 系統文件：闡述系統活動總體政策，公司經營宗旨，並爲此描述總體架構之綱領性文件。
4.4 程序文件：規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管
理與實施之責的部門等指導性文件。
4.5 指導書：爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。
4.6 表單：規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。
5. 作業內容
5.1 文件與資料管理流程圖 (見附件一)；
5.2 各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進行相應文件轉換時， 由相應權責部門産生相關文件。
5.3 文件應依3.1規定之權責人員進行審查核准，如爲程序文件 , 需各部門主管進行討論、會簽，審查、會簽、核准之記錄應體現在<文件制定、修改、廢止申請單>中。
5.4 制定部門應將核准文件連同<文件制定、修改、廢止申請單>一併交文控中心，由其依據以下規則統一編號：
□□ - □□ - □ - □□□ - □□
文件版本 01 ~ 99
文件流水序號 001 ~999
文件類別
公司簡稱: YH 部門代號
5.4.1 部門代號：
總經理室 － GM 工程部 － PE 品管部 － QC
生産部 － PR 採購部 － PU 倉管部 － MC
發貨部 － DC 人力資源部 － MR
5.4.2 文件類別：
系統文件 － S 程序文件 － P 指導文件 － W
表單文件 － R 外部文件 － E
5.4.3 版本說明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、 03、04．．．；表單版本直接於編號中予以體現，爲最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。
5.5 所有文件均由文控中心登錄於<文件總覽表>以利管控。
5.6 文件發行
5.6.1 初次發行：文件初次發行，由文控中心依規定的分發範疇， 複印相應份數後、加蓋“文件發行”章後，分發各部門，分發時由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收；
5.6.2 文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件，補發同樣應由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收：
5.6.2.1 數量不足時：使用部門文件數量不足時，由需求部門主管向副總經理申請核准；
5.6.2.2 文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上予以標記；
5.6.2.3 文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上記錄并收回損壞文件。
5.6.3 對外發行：如有需要將公司文件對外發行時，應由相關對口部門填寫<文件補發申請單>，經副總經理審核同意後，由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并於備注中注明發行對象，對外發行文件如屬向外包加工商、供應商發行標準類文件，需蓋“文件發行”章，更改時須回收再次發行；其他則應加蓋“參考文件” 章，變更版本時無需回收。
5.7 文件修改：
5.7.1文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時，針對修改之內容應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明修改內容，并經文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本， 并依原文件的<文件分發回收記錄表>收回原文件後，再按規定發行新版文件；
5.7.2 發行新版本時，ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況，以標識前後修改之重點。
